Paycheck Protection Program (PPP) Forgiveness Recommendations

Paycheck Protection Program (PPP) Forgiveness Recommendations

The Paycheck Protection Program comes with a little bit of good news and a little bit of bad news.  The good news is that the loan is eligible for forgiveness and that any amount you receive is non-taxable.  The bad news is that it will take some work.

We foresee it will require excellent record keeping and lots of documentation.  You will have to be able to certify that all the documentation you provide is true and correct, so accuracy and digital copies of everything is crucial.   It is also important to follow certain criteria using the latest guidance from the U.S. Treasury and follow certain guidelines in managing funds after the loan has been received.

This is an evolving subject.  While the Treasury Department has given some guidance, we expect to see more. While we have our opinions, others may differ from us. This is what makes sense to us as of April 26th.

This advice is for, at minimum, the 8 weeks that the CARES Act Section 1106 specifies as the “covered period” following the date of receipt of the PPP funds. We recommend that you continue to follow this advice until the PPP funds run out. Some of the funds spent, might span a time frame beyond the 8-week period.  It is our understanding that use of the funds by December 31, 2020 is perfectly permissible (but may not be forgivable).

  • Set up a new bank account separate from the normal operating account to isolate funds. Or, if you have a bank account that is already set up but inactive with very little funds in it, that would work as well.
  • Create and maintain an internal form, PPP Reimbursement Form to track qualified expenses that will be reimbursed from the new PPP bank account to the main business operating account. This is just like creating an expense report that you might expect to see from one of your team members for reimbursement of their expenses.
  • The PPP Reimbursement Form might include payment details such as:
    • Coverage date (example: May Rent, May 1 – May 15 Payroll)
    • Payment date
    • Check or wire number
    • Amount (Note, for payroll transaction include the number of full-time equivalent employees)
    • Obtain review and approval to ensure the transaction qualifies as “reimbursable” prior to transfer of funds. The object here is to assure that more than one in the organization have a common understanding of the rules of the road and another pair of eyes for these reimbursements.
  • Maintain a record of the funds transfer (or payment) date. DO NOT ROUND the request. Account for all items to the penny.
    • Be sure to keep documents and bills as backup to this reimbursement form in a digital format, as your lender is likely to require these documents.

In addition, funds should be used specifically for the purposes outlined in the law, which are as follows:

  • Gross payroll for employees up to a maximum of annual comp of $100,000, including commissions, bonuses etc.
  • Group healthcare
  • Employee pensions
  • Rent
  • Utilities
  • Interest paid on debt obligations incurred before February 15, 2020.
  • State employment taxes are a permitted use. Employer FICA does not count, though, so be careful.

There are also some general matters to keep in mind.

As of the date of this writing, it is unclear if accrued and unpaid expenses outside the 8-week forgiveness period will qualify for forgiveness. We believe there will be further guidance on this issue, but, for now, reimburse for amounts expended (the term used in Section 1106) for the permitted expenses.

For example, payroll periods that may end during the 8th week but not normally paid until several days after that time should be physically paid before the end of the 8th week. In short, payroll might be paid in the 8th week for the services rendered in the 8th week.  This will likely not be your usual custom and you can go back to your normal policies after that 8th week. We recommend you discuss this with your payroll provider well in advance.

As noted above, you will be preparing an “expense report” document to support your use of the PPP funds. Gross payroll, of course, will include the compensation of team members and possibly working owners that have normal compensation exceeding $100,000. Remember to only reimburse for average monthly compensation of $8,333 per month which to $100,000 per year including bonuses.

  • Here are a few other points. The SBA requires that 75% of the total proceeds from the PPP will be devoted to payroll as defined in the act. There will be a reduction in the percentage of expenses that will qualify to be forgiven depending upon two factors (which, at this point, are not fully explained by the SBA)
    • The percent of FTEs you employ during the covered period as compared to the total of average FTEs during one of two periods (your choice).
      • February 15, 2019 ending on June 30, 2019 or
      • January 1, 2020 and ending on February 29, 2020
    • Reductions in total salaries of any employee during the covered period that is in excess of 25% of the total salary or wages of the employee during the most recent full quarter during which the employee was employed. As we understand this better, check with us if you are reducing FTEs or wages per employee.

When it comes time to apply for forgiveness, we are told these are some of the items you will need:

  1. Copies of payroll tax reports filed with the IRS & States INCLUDING:
    • Form 941
    • Form 940
    • State unemployment tax filing reports for the 8 weeks following the loan origination date and the first quarterly period preceding the loan origination date. Q1 March 31, 2020, and Q2 June 30, 2020, when available.
  2. Copies of payroll reports by employee, including PTO (which might include vacation, sick, and PTO), should be reflected.
  3. Provide information on the average number of full-time equivalent employees employed between February 15, 2019 – June 30, 2019, and January 1, 2020 – February 29, 2020.
  4. If you have had a reduction in wages: Provide a report by employee for all employees earning less than 100k per year that lists wages between January 1, 2020 and March 31, 2020.
  5. Documentation reflecting the health insurance premiums paid by the company under a group health plan.
  6. Documentation of all employer-paid retirement plan funding.
  7. Proof of payment and copies of all lease agreements for real estate and tangible personal property.
  8. Copies of all loan statements indicating interest paid on all debt obligations incurred prior to February 15, 2020.
  9. Copies of cancelled checks, statements or other evidence of utilities (gas, water, heat, phone, internet etc.) paid.

We suggest you create a very nicely organized spreadsheet that calculates how much you believe should be forgiven. Make the job easy for the bank. They may not agree with you but it gives them a place to start from and a document that you can discuss with whoever will be looking at your request.

We are told the lending institution must decide about the amount of forgiveness within 60 days after receiving your application.  We will publish future advice as things get clearer, but we recommend that you check with us or another advisor to update yourself on a weekly basis during this period of evolution.

 

Recomendaciones de perdón del Programa de protección de cheques de pago (PPP)

El Programa de Protección de Paycheck viene con un poco de buenas noticias y un poco de malas noticias. La buena noticia es que el préstamo es elegible para la condonación y que cualquier cantidad que reciba no está sujeta a impuestos. La mala noticia es que tomará algo de trabajo.

Prevemos que requerirá un excelente mantenimiento de registros y mucha documentación. Deberá poder certificar que toda la documentación que proporciona es verdadera y correcta, por lo que la precisión y las copias digitales de todo es crucial. También es importante seguir ciertos criterios utilizando la última guía del Tesoro de los EE. UU. Y seguir ciertas pautas en la administración de fondos después de que se haya recibido el préstamo.

Este es un tema en evolución. Si bien el Departamento del Tesoro ha brindado alguna orientación, esperamos ver más. Si bien tenemos nuestras opiniones, otros pueden diferir de nosotros. Esto es lo que tiene sentido para nosotros a partir del 26 de abril.

Este consejo es para, como mínimo, las 8 semanas que la Sección 1106 de la Ley CARES especifica como el “período cubierto” después de la fecha de recepción de los fondos PPP. Recomendamos que siga este consejo hasta que se agoten los fondos de PPP. Algunos de los fondos gastados pueden abarcar un período de tiempo más allá del período de 8 semanas. Entendemos que el uso de los fondos antes del 31 de diciembre de 2020 es perfectamente permisible (pero puede no ser perdonable).

  • Configure una nueva cuenta bancaria separada de la cuenta operativa normal para aislar fondos. O, si tiene una cuenta bancaria que ya está configurada pero inactiva con muy pocos fondos, eso también funcionaría.
  • Cree y mantenga un formulario interno, Formulario de reembolso de PPP para realizar un seguimiento de los gastos calificados que se reembolsarán de la nueva cuenta bancaria de PPP a la cuenta operativa comercial principal. Esto es como crear un informe de gastos que puede esperar ver de uno de los miembros de su equipo para el reembolso de sus gastos.
  • El Formulario de reembolso de PPP puede incluir detalles de pago como:
  • Fecha de cobertura (ejemplo: alquiler de mayo, nómina del 1 al 15 de mayo)
  • fecha de pago
  • Número de cheque o cable
  • Cantidad (Nota, para la transacción de nómina, incluya el número de empleados equivalentes a tiempo completo)
  • Obtenga una revisión y aprobación para garantizar que la transacción califique como “reembolsable” antes de la transferencia de fondos. El objetivo aquí es asegurar que más de uno en la organización tenga un entendimiento común de las reglas del camino y otro par de ojos para estos reembolsos.
  • Mantener un registro de la fecha de transferencia (o pago) de fondos. NO REDONDEAR la solicitud. Cuenta para todos los artículos al centavo.
  • Asegúrese de guardar documentos y facturas como respaldo de este formulario de reembolso en formato digital, ya que es probable que su prestamista requiera estos documentos.

Además, los fondos deben usarse específicamente para los fines descritos en la ley, que son los siguientes:

  • Nómina bruta para empleados hasta un máximo de compensación anual de $ 100,000, incluidas comisiones, bonificaciones, etc.
  • Asistencia sanitaria grupal
  • pensiones de los empleados
  • Alquilar
  • Utilidades
  • Intereses pagados sobre obligaciones de deuda incurridas antes del 15 de febrero de 2020.
  • Los impuestos estatales sobre el empleo son un uso permitido. Sin embargo, el empleador FICA no cuenta, así que tenga cuidado.

También hay algunos asuntos generales a tener en cuenta.

A la fecha de este escrito, no está claro si los gastos acumulados y no pagados fuera del período de perdón de 8 semanas calificarán para el perdón. Creemos que habrá más orientación sobre este tema, pero, por ahora, reembolsa los montos gastados (el término utilizado en la Sección 1106) para los gastos permitidos.

Por ejemplo, los períodos de nómina que pueden finalizar durante la octava semana pero que normalmente no se pagan hasta varios días después de ese tiempo, deben pagarse físicamente antes del final de la octava semana. En resumen, la nómina podría pagarse en la octava semana por los servicios prestados en la octava semana. Es probable que esta no sea su costumbre habitual y puede volver a sus políticas normales después de esa octava semana. Le recomendamos que hable de esto con su proveedor de nómina con mucha anticipación.

Como se señaló anteriormente, estará preparando un documento de “informe de gastos” para respaldar su uso de los fondos PPP. La nómina bruta, por supuesto, incluirá la compensación de los miembros del equipo y posiblemente los propietarios que tengan una compensación normal superior a $ 100,000. Recuerde reembolsar solo la compensación mensual promedio de $ 8,333 por mes, que es de $ 100,000 por año, incluidas las bonificaciones.

  • Aquí hay algunos otros puntos. La SBA requiere que el 75% del total de los ingresos del PPP se dedique a la nómina tal como se define en la ley. Habrá una reducción en el porcentaje de gastos que calificarán para ser perdonados dependiendo de dos factores (que, en este punto, no están completamente explicados por la SBA)
  • El porcentaje de FTE que emplea durante el período cubierto en comparación con el total de FTE promedio durante uno de los dos períodos (su elección).
  •  15 de febrero de 2019 que finaliza el 30 de junio de 2019 o
  •  1 de enero de 2020 y finaliza el 29 de febrero de 2020
  • Reducciones en los salarios totales de cualquier empleado durante el período cubierto que exceda el 25% del salario total o los salarios del empleado durante el trimestre completo más reciente durante el cual el empleado estuvo empleado. Como entendemos esto mejor, consulte con nosotros si está reduciendo los FTE o los salarios por empleado.

Cuando llega el momento de solicitar el perdón, nos dicen que estos son algunos de los elementos que necesitará:

  1. Copias de los informes de impuestos sobre la nómina presentados ante el IRS y los Estados, INCLUYENDO:
  • Formulario 941
  • Formulario 940
  • Informes estatales de presentación de impuestos de desempleo durante las 8 semanas posteriores a la fecha de inicio del préstamo y el primer período trimestral anterior a la fecha de inicio del préstamo. Q1 31 de marzo de 2020 y Q2 30 de junio de 2020, cuando esté disponible.
  1. Se deben reflejar copias de los informes de nómina por empleado, incluida la PTO (que puede incluir vacaciones, enfermedad y PTO).
  2. Proporcione información sobre el número promedio de empleados equivalentes a tiempo completo empleados entre el 15 de febrero de 2019 y el 30 de junio de 2019 y el 1 de enero de 2020 y el 29 de febrero de 2020.
  3. Si ha tenido una reducción en los salarios: proporcione un informe por empleado para todos los empleados que ganen menos de 100k por año que enumere los salarios entre el 1 de enero de 2020 y el 31 de marzo de 2020.
  4. Documentación que refleje las primas de seguro de salud pagadas por la compañía bajo un plan de salud grupal.
  5. Documentación de todos los fondos del plan de jubilación pagados por el empleador.
  6. Comprobante de pago y copias de todos los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y bienes muebles tangibles.
  7. Copias de todos los estados de préstamos que indiquen los intereses pagados sobre todas las obligaciones de deuda contraídas antes del 15 de febrero de 2020.
  8. Copias de cheques cancelados, declaraciones u otra evidencia de servicios públicos (gas, agua, calefacción, teléfono, internet, etc.) pagados.

Le sugerimos que cree una hoja de cálculo muy bien organizada que calcule cuánto cree que debe perdonarse. Facilite el trabajo para el banco. Es posible que no estén de acuerdo con usted, pero les da un lugar desde donde comenzar y un documento que puede discutir con quien esté atendiendo su solicitud.

Se nos dice que la institución de crédito debe decidir sobre la cantidad de perdón dentro de los 60 días posteriores a la recepción de su solicitud. Publicaremos consejos futuros a medida que las cosas se aclaren, pero le recomendamos que consulte con nosotros u otro asesor para actualizarse semanalmente durante este período de evolución.